Jij hebt oog voor het aanbrengen van structuur in projecten en het bewaken van de voortgang. In jouw rol als Projectsecretaris ondersteun je de projectleider en bewaak samen je de uitvoering van diverse besluiten.

De opdrachtgever;

De opdrachtgever betreft de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie Energietoeslag is naast de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is o.a. belast met de uitvoering van de Bijzondere Bijstand Zelfstandigen (BBZ), Tozo en nu sinds kort ook de Energietoeslag.

De functie;

Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel.
Samen bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.

Je bent verantwoordelijk voor de volgende kerntaken:

  • Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;
  • Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren aan de projectleider;
  • Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies);
  • agendering en verslaglegging
  • Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;
  • Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a. projectoverzichten, resourcemanagement;
  • Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en statusaanvragen en terugbelnotities uitzetten);
  • Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren.

Wat wordt er van jou verwacht?

Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede administratie, monitoring en informatievoorziening. Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.
De werkomgeving is dynamisch. Naast een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.

Je bent daarnaast klantgericht, proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden deze pas je toe in de dagelijkse praktijk.

Eisen

  • Je hebt een afgeronde MBO 4 opleiding;
  • Ervaring in het bewaken van actie & besluitenlijst binnen het projectmanagement
  • Ervaring in het beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat-mailbox, dossiers en archief
  • Ervaring in het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;
  • Ervaring in het signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager;

Wensen

  • Minimaal 6 maanden ervaring binnen het sociaal domein in een gemeentelijke organisatie;
  • Kennis van de wet- en regelgeving inzake TOZO en Participatiewet (PW).

Het aanbod;

Werken voor de Gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Ze bieden je ruimte en kansen om de stad en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. Met arbeidsvoorwaarden die dat mogelijk maken.

  • Werklocatie: Librijesteeg 4;
  • Thuiswerkbeleid: In het kader van Anders werken wordt er voornamelijk vanuit huis gewerkt. Voor het vergaderen en digitaal ontmoeten wordt er gebruikgemaakt van MS Teams. Wanneer fysieke aanwezigheid benodigd is vindt dit voornamelijk plaatst op een gemeentelijke locatie;
  • Startdatum: Per direct;
  • Aantal uren: 32 uur per week;
  • Duur opdracht: Tot en met 31-12-2022;
  • Verlengingsoptie: Ja, namelijk 2 x 6 maanden;
  • Afwijkende werktijden: Niet van toepassing;
  • Geschikt voor ZZP’ers: Nee;
  • Salarisindicatie: In overleg;
  • Datum sollicitatiegesprek: De sollicitatiegesprekken zullen naar verwachting plaatsvinden in week 24 via MS Teams.

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je graag aan de slag als Projectsecretaris Tozo/ Energietoeslag? Dan zien wij graag jouw Curriculum Vitae tegemoet. Deze kun je mailen naar; merel@selectvitae.nl

Merel Majoor is contactpersoon voor deze functie en staat jou graag te woord. Je kunt haar bereiken op het nummer; 06-27124886.

! Let op, de sluitingsdatum voor deze vacature is 14 juni;